Arbejdsgiver
Se, hvad I skal gøre, når en medarbejder skal på barsel.
Når en medarbejder skal på barsel – og det gælder både mor og far eller medmor - skal I indberette orloven. Det kan I tidligst gøre på medarbejderens første dag på orlov. Hvis I udbetaler løn til medarbejderen under noget af orloven, skal I indberette, når lønnen ophører. I kan søge om refusion, hvis I udbetaler løn til medarbejderen under orloven, og medarbejderen opfylder betingelserne i barselsloven for at få barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark. Hvis I ikke udbetaler løn til medarbejderen kan medarbejderen søge om barselsdagpenge. Vær opmærksom på, at søgnehelligdage tælles med som orlovsdage. Der ydes derfor barselsdagpenge til medarbejderen, og hvis I udbetaler løn, udbetales der refusion til jer, for søgnehelligdage.
Søg refusion i ny sag
Når en medarbejder skal på barsel, kan I søge om refusion for den løn, I udbetaler under orloven. I indberetter automatisk en ny sag, når I søger om refusion.
I skal indgive anmodningen om refusion via Nemrefusion til Udbetaling Danmark senest 8 uger efter medarbejderens orlovsperiode er slut. Hvis I har udbetalt løn under noget af orloven, skal I indgive anmodningen senest 8 uger efter lønophør, selv om medarbejderen efter lønophør fortsætter på orlov med barselsdagpenge. Hvis anmodningen indgives efter fristen, bortfalder retten til refusion som udgangspunkt for den periode.
Når I søger om refusion, behandler vi oplysningerne, og I hører fra os indenfor 8 uger.
Udbetaling indenfor 8 uger
Bliver jeres ansøgning om refusion godkendt, får I pengene senest 8 uger efter, den er modtaget.
Søg refusion i ny sag i NemRefusion nu
Gå til selvbetjening: Søg refusion i ny sag i NemRefusion nu
Lønstop og andre ændringer
Det er vigtigt at give besked om ændringer i orloven, fx lønstop, ferie og sygdom.
Visse oplysninger kan I selv ændre i NemRefusion, andre må I kontakte Udbetaling Danmark for at få ændret.
Indberet selv: Lønstop
Husk at indberette via NemRefusion, når I stopper med at udbetale løn til medarbejderen. I kan tidligst indberette lønophør den dag, lønudbetalingen stopper.
Vær opmærksom på, at medarbejderen ikke kan søge om barselsdagpenge, før I har givet Udbetaling Danmark besked om lønstop. Medarbejderen skal søge om barselsdagpenge senest 8 uger efter, at lønnen er stoppet.
Udbetaler I halv løn under orloven, skal I stoppe sagen den sidste dag, der udbetales fuld løn. Opret derefter en ny sag: Oplys ’Halv løn under orlov’ på den nye sag.
Indberet selv: Ændret dato eller anden årsag til fravær
Hvis I har indberettet en forkert fraværsårsag eller en forkert dato som første fraværsdag, er I nødt til at annullere den indberettede sag og oprette en ny.
Giv besked: Arbejdstimer, ferie, forventet fødselsdag
Hvis der er ændringer eller fejl i jeres indberetning af antal arbejdstimer, ferie- eller fødselstidspunkt, kan I få det rettet ved at kontakte Udbetaling Danmark.
Udbetaling Danmark får automatisk lønoplysninger fra Skattestyrelsen. Udbetaling Danmark kan ikke ændre i en medarbejders lønoplysninger.
Indberet lønstop og andre ændringer i NemRefusion nu
Gå til selvbetjening: Indberet lønstop og andre ændringer i NemRefusion nu
Indberet ferie
Medarbejderen kan godt holde ferie med løn eller feriepenge under orlov, men det kræver, at medarbejderen stopper med at holde orlov og holder ferie i stedet for. Det skal derfor aftales med arbejdsgiveren, når medarbejderen vil holde ferie, og det skal oplyses til Udbetaling Danmark, så barselsdagpengene bliver stoppet imens.
Medarbejderen kan nemlig ikke få udbetalt løn eller feriepenge samtidig med udbetaling af barselsdagpenge. Arbejdsgiveren kan derfor heller ikke få udbetalt refusion under ferien.
Ferie i mere end 1 uge: Indberet og søg refusion igen
Efter en uges ferie bliver orloven automatisk afbrudt. Varer ferien en uge eller mere, skal I derfor:
indberette orloven som en ny sag og
søge refusion igen, hvis I fortsat udbetaler løn efter ferien.
NB: Ferien skal holdes som én kalenderuge (mandag-søndag) - også selvom arbejdsugen fx er tirsdag til lørdag.
Eksempel: En medarbejder holder ferie hele uge 30. I skal indberette orlov og søge refusion på ny, når medarbejderen er tilbage på orlov efter ferien i uge 31.
Indberet og søg refusion, når ferien er slut
I kan først indberette orloven og søge om refusion, når medarbejderens ferie er slut.
Indberet ferie i NemRefusion nu
Nye barselsregler
Forældre til børn født den 2. august 2022 eller senere bliver omfattet af de nye barselsregler.
I skal fortsat indberette jeres medarbejders fravær og søge om refusion for den løn, I udbetaler under fraværet i NemRefusion.
Udbetaling Danmark kan ikke vejlede jer i ansættelsesforhold og ret til løn under barsel. Dette er fortsat bestemt af medarbejderens overenskomst eller ansættelseskontrakt.
I kan læse mere om barselsreglerne på www.borger.dk/barsel
Film: Når du skal have en medarbejder på barsel
Har du en medarbejder, der skal på orlov efter de nye barselsregler? Så kan du her se en film om, hvad du som arbejdsgiver skal gøre og huske, når du har en medarbejder på barsel.
Sygdom
Hvis jeres medarbejder bliver sygemeldt med graviditetsgener, og I udbetaler løn under fraværet, kan I anmode Udbetaling Danmark om refusion af barselsdagpenge. I kan få refusion fra første fraværsdag, når medarbejderen er syg som følge af graviditeten. Medarbejderen skal derfor melde sig syg den første fraværsdag, hvorefter I kan søge om refusion hos via NemRefusion.
I skal indberette jeres medarbejders fravær senest 5 uger efter første fraværsdag. I skal også indberette fraværet, selvom I ikke udbetaler løn.
Hvis I ikke anmelder medarbejderens fravær senest 5 uger efter første fraværsdag, er der som udgangspunkt først ret til refusion fra det tidspunkt, hvor fraværet er anmeldt.
I skal søge om refusion senest 8 uger efter orlovsperiodens udløb. Hvis I har udbetalt løn, skal I indgive anmodningen senest 8 uger efter lønophør, selv om medarbejderen efter lønophør fortsætter på orlov med barselsdagpenge.
Indberet og søg hurtigst muligt
Indberet orloven og søg refusion hurtigst muligt – det er en fordel for alle parter. Vær opmærksom på, at I:
kan miste refusion indtil fraværet er anmeldt, hvis I indberetter senere end 5 uger efter første fraværsdag.
kan miste refusion for hele perioden, hvis I søger senere end fristen på 8 uger.
kun kan få refusion, hvis medarbejderen er sygemeldt mindst 4 timer pr. uge.
I skal give besked om ændringer til sygemeldingen hurtigst muligt
Ændringer til sygemeldingen har betydning for den refusion, I kan få.
Hvis en medarbejder er syg i længere tid end til den dato, lægen først har oplyst, skal sygemeldingen forlænges hos Udbetaling Danmark.
Det samme gælder, hvis en medarbejder bliver sygemeldt på fuld tid i stedet for at være deltidssygemeldt.
Frist på 3 uger
Udbetaling Danmark skal have besked om ændringer til sygemeldingen, senest 3 uger efter ændringen er sket.
Medarbejderen får herefter et nyt brev i sin digitale post med besked om, hvad hun skal gøre.
Det er vigtigt at overholde fristen. Hvis oplysningerne gives senere end 3 uger efter, at ændringen er indtrådt, får ændringen først virkning fra den dag, hvor Udbetaling Danmark har modtaget besked om ændringen.
Læs mere om de regler, der gælder ved sygdom under graviditet :
Hvis medarbejderen er sygemeldt under graviditeten
Orlov pga. sygt barn
Se, hvad du skal gøre, hvis fraværet skyldes, at barnet er alvorligt sygt:
Hvis medarbejderen holder orlov pga. sygt barn
Indberet sygdom i NemRefusion nu
Delvist genoptaget arbejde
Det er muligt at indgå en aftale med medarbejderen om, at medarbejderen arbejder på nedsat tid under sin orlov. Medarbejderen kan arbejde på nedsat tid under hele orloven, på nær under de 2 ugers orlov, som mor skal afholde lige efter fødslen.
Hvis medarbejderen arbejder på nedsat tid, bliver barselsdagpengene sat ned med de timer, som medarbejderen arbejder.
Samtidig forlænges orloven med det samlede antal arbejdstimer. Det kaldes delvis orlov eller delvist genoptaget arbejde.
Sådan indberetter du delvis genoptaget arbejde
Delvis orlov eller delvist genoptaget arbejde omfatter situationer, hvor medarbejderen
genoptager arbejdet med en kortere uegentlig arbejdstid end den ugentlige arbejdstid, medarbejderen havde før orloven eller
ikke er påbegyndt en orlovsperiode, men vælger at arbejde på nedsat tid i orlovsperioden
Det kan både være enkelte timer eller enkelte dage i løbet af en uge, og begge situationer kræver en aftale med arbejdsgiveren.
Får I indberettet det korrekt fravær fra start, er I med til at sikre, at I får den refusion, I skal have. Hvis arbejdet bliver genoptaget under orloven, skal I give Udbetaling Danmark besked.
Hvis medarbejderen vil forlænge sin orlov uden at genoptage arbejdet delvist
Hvis barnet er født fra den 2. august 2022
En medarbejder kan forlænge orloven med op til 14 uger uden aftale med arbejdsgiveren. Medarbejderen skal senest 6 uger efter fødslen eller modtagelsen af barnet give arbejdsgiveren besked om, hvor lang orlov medarbejderen vil holde.
Udbetaling Danmark skal ikke have besked om forlængelsen, når medarbejderen forlænger sin orlov uden samtidig at arbejde.
Læs mere om medarbejderens ret til at forlænge sin orlov på borger.dk:
Hvis barnet er født før den 2. august 2022
Medarbejdere skal senest 8 uger efter fødslen eller modtagelsen af barnet give arbejdsgiveren besked om, hvor meget orlov medarbejderen vil holde.
Medarbejderen kan vælge at holde den forlængede orlov uden barselsdagpenge eller få udbetalt et lavere beløb hver uge. Det sidste giver ret til barselsdagpenge under hele orloven. Hvis I udbetaler løn under orloven, skal I være opmærksom på, at I så vil få mindre i refusion.
Læs mere om medarbejderens ret til at forlænge sin orlov på borger.dk:
Udskudt orlov
Udskudt orlov afholdes 1 år efter barnets fødsel eller modtagelse, og inden barnet fylder 9 år. Orloven kan bl.a. udskydes, når medarbejderen er tilbage i arbejde på fuld tid.
Udskudt orlov med løn
Udbetaler I løn til medarbejderen under den udskudte orlov, kan I indberette orloven fra første fraværsdag. I skal søge om refusion senest 8 uger efter sidste orlovsdag med løn.
Indberetningen og anmodningen om refusion sker via Nemrefusion til Udbetaling Danmark. Når I søger om refusion, indberetter I automatisk en ny sag.
Udskudt orlov uden løn
I skal indberette orloven, selvom medarbejderen ikke får løn. I skal indberette fraværet via Nemrefusion til Udbetaling Danmark, hvilket I kan gøre fra medarbejderens første fraværsdag.
I bør indberette orloven hurtigst muligt, så medarbejderen kan søge om barselsdagpenge, hvilket medarbejderen skal gøres senest 8 uger efter barnets fødsel eller modtagelse.
Dispensation for ansøgningsfrist
Det er muligt at få dispensation, hvis I har søgt for sent pga. driftsforstyrrelser hos NemRefusion. Send dokumentation for årsagen til den sene ansøgning, så bliver der set på sagen igen.
Sorgorlov
En medarbejder der mister sit barn inden det fylder 18 år, kan have ret til orlov med dagpenge. Det kaldes sorgorlov. Medarbejderen skal opfylde beskæftigelseskravet på første fraværsdag for at få dagpenge under sorgorloven. Orloven kan tidligst starte dagen efter barnets død.
Udbetaler I løn under orloven, er det op til jer, hvornår og hvor tit I vil søge om refusion. I kan søge hver måned, hvert kvartal eller efter orloven er holdt.
Sådan indberetter du
Medarbejderens sorgorlov skal indberettes via NemRefusion til Udbetaling Danmark:
Gå til selvbetjening: Refusion af barselsdagpenge for arbejdsgivere
Afbrydes orloven i mere end 1 uge, skal I indberette medarbejderens fravær på ny.
Det er vigtigt, at I indberetter fraværet hurtigst muligt, hvis I ikke udbetaler løn til medarbejderen under sorgorloven. Medarbejderen kan nemlig først søge om dagpenge, når fraværet er indberettet.
Frister
Medarbejderen skal søge om dagpenge senest 8 uger efter første fraværsdag. Første fraværsdag kan tidligst være dagen efter barnets død. Udbetaler I løn til medarbejderen under orloven, skal I indberette fraværet hurtigst muligt efter sidste dag med løn, så medarbejderen kan søge om dagpenge.
Når lønnen er stoppet, skal medarbejderen søge om dagpenge senest 8 uger efter sidste dag med løn.
Jeres anmodning om refusion for lønnen, skal indgives via Nemrefusion til Udbetaling Danmark senest 8 uger efter orlovsperiodens udløb.
Guide: Når en medarbejder skal på barsel
Hent vores guide "Når en medarbejder skal på barsel". Guiden er til dig, der rådgiver om barsel i hverdagen.
Guide: Når en medarbejder skal på barsel (PDF)Hvordan kan du bruge guiden?
Guiden er tiltænkt som et værktøj, som du kan bruge, når du skal rådgive en medarbejder om barsel.
Guiden kan med fordel lægges op på jeres intranet (hvis I har sådan et), hvor medarbejderen selv kan downloade guiden og finde svar på gængse spørgsmål om barsel. Den kan også printes ud og bruges i rådgivningssituationer, hvor du og medarbejderen sidder sammen og planlægger medarbejderens barsel. Den kan også vedhæftes i en mail.
Hvad indeholder guiden?
En tjekliste med ting, medarbejderen skal huske før og efter fødslen.
En illustration over, hvordan medarbejderens barsel er sat sammen.
3 spørgsmål, som medarbejdere typisk har, og dertilhørende svar.
Lovgivning mv.
Her kan du finde lovgivning og klagevejledning.
