Indberetning og indbetaling af feriepenge til Arbejdsmarkedets Feriefond

Indberetningen er din dokumentation for, at din virksomhed har gjort ferieregnskabet op for alle tre grupper af medarbejdere:

• timelønnede

• fratrådte funktionærer

• månedslønnede medarbejdere i fortsat beskæftigelse, der har ferie med løn

Du kan bruge indberetningen som dokumentationsgrundlag i forbindelse med den revisionskontrol, som Arbejds­markedet Feriefond foretager efter Bekendtgørelse af lov om ferie, LBK nr 152 af 20/02/2024 § 41.

Vær opmærksom på, at:

• din virksomhed kan have procedurer eller aftaler omkring lønadministration, der f.eks. ikke tager højde for at ferieregnskabet for månedslønnede medarbejdere, som fortsat er i beskæftigelse i virksomheden, og som har ferie med løn, også skal gøres op. I forhold til Arbejdsmarkedets Feriefond har virksomheden selv ansvaret for at føre ferieregnskabet

• på grund af forældelsesregler samt ferielovens regler om opkrævning af morarenter vil det være forbundet med ekstra omkostninger, hvis din virksomhed indbetaler beløb for sent til Arbejdsmarkedets Feriefond, eller hvis der er beløb fra tidligere år, der ikke er indbetalt

Feriegodtgørelsen skal gøres op for alle medarbejdergrupper, dvs. timelønnede, fratrådte funktionærer og månedslønnede.

Afhængig af overenskomst kan der være forskellige aftaler om afregning til privat feriefond. Hvis det fremgår af samtlige overenskomster, at der skal ske afregning til en privat feriefond, indberettes 0 kr. til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Omkring 1. november sender Feriepengeinfo besked til alle feriepengeudbetalere om, at der skal afregnes til en feriefond. På Virk.dk kan du se, hvilke beløb der skal overføres til feriefond fsva. timelønnede og fratrådte funktionærer. Virksomheden skal derudover opgøre de beløb der skal afregnes til feriefonden vedr. ansatte der har ferie med løn.

Uhævede feriepenge der skal afregnes til Arbejdsmarkedets Feriefond er:

Ikke-afholdt ferie inden for de første 4 uger, som ikke er afregnet til FerieKonto PLUS

Ikke-afholdt ferie ud over 4 uger, der på afregningstidspunktet senest den 15. november efter ferieafholdelsesperioden hverken er udbetalt eller overført til den ansatte PLUS

Al ikke-afholdt ferie, herunder overført ferie i mfa. §§ 21 og 22, der på afregningstidspunktet senest den 15. november efter ferieafholdelsesperioden hverken er afregnet til FerieKonto eller direkte til en medarbejder, der er fratrådt.

Hvad er feriefridage (6. ferieuge) og skal de indberettes? Du skal kun indberette og afregne ikke-godtgjorte feriedage ud af de 25 årlige feriedage der er omfattet af ferieloven. Ansatte i virksomheden kan have ret til feriefridage (6. ferieuge) eller andre fridage iht. overenskomst, og virksomheden skal sikre at det er muligt at holde fraværstyperne adskilt så Arbejdsmarkedets Feriefond og de private feriefonde kan føre kontrol med korrekt afregning i forhold til de årlige 25 feriedage.

Arbejdsgiver kan udbetale restferie under 1 dag (decimalferiedag), efter ferieårets udløb, uanset beløbets størrelse, forudsat at der foreligger en anmodning fra lønmodtagere. Lønmodtager kan anmode om udbetaling af restferie efter § 23 a frem til 15. november i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, uanset om restferien hidrører fra ferie inden for eller uden for de 4 uger eller stammer fra et ansættelsesforhold, der er ophørt senest ved ferieafholdelsesperiodens udløb. Arbejdsgiver kan efter ferieafholdelsesperiodens udløb udbetale restferie under 1 dag (decimalferiedag) automatisk efter § 24 a, dvs. uden at der foreligger en anmodning fra lønmodtageren, hvis decimalferiedagen vedrører optjent ferie ud over 4 uger, eller stammer fra et ansættelsesforhold, der er ophørt senest ved ferieafholdelsesperiodens udløb – dog kun inden for beløbsgrænsen på 5.000 kr. brutto / 3.000 kr. netto. Automatisk udbetaling efter § 24a kan ske frem til 15. november i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Restferie under 1 dag, som ikke er udbetalt automatisk efter § 24 a, og hvor der ikke foreligger en anmodning fra lønmodtager om udbetaling, jf. § 23 a, senest den 15. november i efterfølgende ferieafholdelsesperiode, skal afregnes til feriefonden. Hvis restferie under 1 dag er afregnet til feriefonden, kan lønmodtager få decimaldagen udbetalt ved henvendelse til feriefonden. Eks: Et eksempel på en situation, hvor der kan ske automatisk udbetaling først efter § 24 a og efterfølgende udbetaling efter anmodning efter § 23 a, er, når en lønmodtager efter ferieafholdelsesperiodens udløb har 5.000 kr. i uhævede feriepenge, som vedrører 5,64 feriedage. Her vil lønmodtageren automatisk skulle have feriepengene for de 5 dage udbetalt, fordi de uhævede feriepenge samlet set er højst 5.000 kr. Efter den automatiske udbetaling resterer der et mindre beløb for de 0,64 feriedage, som ikke vil kunne udbetales automatisk, men som vil kunne udbetales efter lønmodtagerens anmodning. Hvis de 5,64 dage er afregnet til feriefonden, og lønmodtager henvender sig for at ansøge om udbetaling, kan de 5 dage udbetales til lønmodtager, hvis betingelserne i §§ 23-24 jf. § 27, stk. 1 er opfyldt, og feriefonden kan derefter udbetale de 0,64 feriedage i mfa. § 23 a som følge af, at lønmodtager pr. default samtidig har anmodet om udbetaling af restferie (decimaldag).

Under disse forudsætninger kan du som arbejdsgiver med frigørende virkning i forhold til feriefonden udbetale værdien af restferiedagen frem til 15. november i efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Det gælder også hvis virksomheden i forvejen har afregnet 5. ferieuge til den ansatte.

Arbejdsgiver kan udbetale restferie under 1 dag (decimalferiedag), efter ferieårets udløb, uanset beløbets størrelse, forudsat at der foreligger en anmodning fra lønmodtagere. Lønmodtager kan anmode om udbetaling af restferie efter § 23 a frem til 15. november i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, uanset om restferien hidrører fra ferie inden for eller uden for de 4 uger eller stammer fra et ansættelsesforhold, der er ophørt senest ved ferieafholdelsesperiodens udløb. Arbejdsgiver kan efter ferieafholdelsesperiodens udløb udbetale restferie under 1 dag (decimalferiedag) automatisk efter § 24 a, dvs. uden at der foreligger en anmodning fra lønmodtageren, hvis decimalferiedagen vedrører optjent ferie ud over 4 uger, eller stammer fra et ansættelsesforhold, der er ophørt senest ved ferieafholdelsesperiodens udløb – dog kun inden for beløbsgrænsen på 5.000 kr. brutto / 3.000 kr. netto. Automatisk udbetaling efter § 24a kan ske frem til 15. november i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Restferie under 1 dag, som ikke er udbetalt automatisk efter § 24 a, og hvor der ikke foreligger en anmodning fra lønmodtager om udbetaling, jf. § 23 a, senest den 15. november i efterfølgende ferieafholdelsesperiode, skal afregnes til feriefonden. Hvis restferie under 1 dag er afregnet til feriefonden, kan lønmodtager få decimaldagen udbetalt ved henvendelse til feriefonden. Virksomheden kan desuden (uden beløbsgrænse), jf. LBK nr 152 af 20/02/2024 § 24, fortsat udbetale optjent ferie med løn og ferietillæg ud over 4 uger, såfremt lønmodtageren har været ansat hos arbejdsgiveren på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden. Har lønmodtageren ikke været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, skal lønmodtageren over for arbejdsgiveren skriftligt erklære, at lønnen under ferien samt ikkeudbetalt ferietillæg vedrører optjent ferie ud over 4 uger, og at lønmodtageren i ferieafholdelsesperioden ikke har modtaget offentlige ydelser som nævnt i § 27, stk. 1.

Under disse forudsætninger kan du som arbejdsgiver med frigørende virkning i forhold til feriefonden udbetale værdien af feriegodtgørelsen frem til 15. november i efterfølgende ferieafholdelsesperiode.

Inddeling af din indberetning i tre forskellige medarbejdergrupper

Vær opmærksom på, at du i din indberetning skal skelne mellem følgende medarbejdergrupper:

• Feriepenge for timelønnede

• Feriepenge for fratrådte månedslønnede

• Ansatte månedslønnede, der får løn under ferie, og hvor ikke alle feriedage er brugt

Anvender din virksomhed FerieKonto, skal du alene indberette for månedslønnede i fortsat beskæftigelse.

Opgørelse af antal feriedage og beløb for ansatte månedslønnede

Ferie med løn for funktionærer m.v., som fortsat er ansat, kan ikke afregnes til FerieKonto, og skal afregnes brutto (typisk) til Arbejdsmarkedets Feriefond, men hvis det fremgår af overenskomst afregnes til privat feriefond.

Hav cpr-numre klar for de medarbejdere, hvor der er ikke-udbetalt ferie at indberette.

Antal feriedage er de feriedage, der ikke er blevet afholdt, retmæssigt udbetalt og hvor der samtidig ikke er indgået rettidig, skriftlig aftale om overførsel eller udbetaling af feriedagene i overensstemmelse med ferieloven.

Beløbet udgør feriedagene omregnet til kroner og øre. Husk at ferietillæg er omfattet af afregningspligten.

Du skal opgøre de feriedage, den månedslønnede ikke har afholdt, og beregne den dertil svarende løn og ferietillæg. Dette beløb skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond. Beløbet skal indbetales selvom virksomheden har udbetalt løn til den pågældende medarbejder.

Beregning af brutto dagssats for de dage, som ikke er afholdt: Ikke-udbetalte/afholdte feriedage værdiansættes til 4,8% af normallønnen. Normallønnen fastsættes ud fra sidste måned i ferieafholdelsesperioden, dvs. december måned. Hertil kommer ferietillæg.

Afregning af uhævede feriepenge og ferietillæg hhv. brutto/netto:

Ansatte omfattet af kollektiv overenskomst med feriekortordning uden feriekasse skal afregnes brutto til Arbejdsmarkedets Feriefond eller privat feriefond. Det gælder såvel ansatte der har ferie med løn som timelønnede. Dvs.:

Timelønnede:

• Timelønnede skal afregnes netto til FerieKonto, hvis FerieKonto er feriepengeudbetaler.

• Timelønnede skal afregnes netto til Feriekasse, hvis Feriekasse er feriepengeudbetaler.

• Timelønnede skal afregnes brutto til Arbejdsmarkedets Feriefond hhv. privat feriefond, hvis arbejdsgiver selv er feriepengeudbetaler.

Fratrådte månedslønnede:

• Ferie med løn for fratrådte funktionærer m.v. skal afregnes netto til FerieKonto, hvis FerieKonto er feriepengeudbetaler.

• Ferie med løn for fratrådte funktionærer skal afregnes netto til Feriekasse, hvis Feriekasse er feriepengeudbetaler.

• Ferie med løn for fratrådte funktionærer skal afregnes brutto, hvis arbejdsgiver selv er feriepengeudbetaler, til privat feriefond, hvis det fremgår af overenskomst ellers (typisk) til arbejdsmarkedets Feriefond.

Ansatte månedslønnede, der får løn under ferie:

• Ferie med løn for funktionærer m.v., som fortsat er ansat, kan ikke afregnes til FerieKonto, og skal afregnes brutto, til privat feriefond hvis det fremgår af overenskomst ellers (typisk) til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Senest den 15. november efter ferieafholdelsesperiodens udløb skal du både:

• Indberette de overskydende feriedage og beløb og/eller indberette 0 kr.

• Indbetale det indberettede beløb til Arbejdsmarkedets Feriefond

Hvis du indberetter efter den 15. november skal virksomheden betale morarenter med 1,5 pct. pr. påbegyndt måned regnet fra forfaldsdagen, jf. LBK nr 152 af 20/02/2024 § 34, stk. 4. Under hensyn til bankdage beregner Arbejdsmarkedets Feriefond morarenter, hvis indbetalingen ikke er modtaget hos fonden senest 17. november, som er første opkrævningsdag.

Det er ikke muligt at få udsat fristen for indberetning og indbetaling til efter den 15. november.

Har du indberettet beløb, der er større end 0 kr., for en eller flere medarbejdere, vil virksomheden modtage en FI-kode til indbetaling via digital post.

Har du samlet indberettet 0 kr., skal du ikke foretage dig yderligere.

Det indberettede beløb skal senest den 15. november indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond. Ved forsinket indbetaling betales morarenter med 1,5 pct. pr. påbegyndt måned (regnet fra forfaldsdagen).

Virksomheden har mulighed for at indberette uhævede feriepenge for tidligere år via indberetningsløsningen.

Har virksomheden uhævede feriepenge at indberette fra før 2019, skal du i stedet kontakte Arbejdsmarkedets Feriefond via kontaktformular eller via digital post.

Eksisterer din virksomhed ikke længere fordi den er ophørt, fusioneret eller gået konkurs, har du muligvis ikke længere et fungerende medarbejder NemID eller MitID. Du kan i stedet kontakte Arbejdsmarkedets Feriefond for at indberette.

Virksomheden skal som udgangspunkt sikre, at lønbureauer og andre eksterne, der indberetter på virksomhedens vegne, har mulighed for at indberette.

Bemærk at kvittering for indberetningen med indbetalingskode bliver sendt til den indberettende virksomheds digitale post.

Er din indberetning mangelfuld eller på anden måde forkert har du mulighed for at få slettet indberetningen ved at kontakte Arbejdsmarkedets Feriefond.

Er der fejl i indbetalingen skal du også kontakte Arbejdsmarkedets Feriefond.

Både virksomheder med feriekortordninger og virksomheder, der benytter FerieKonto, kan have feriepenge, som skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond, og skal derfor foretage indberetning. Indberetningen er samtidig dokumentationsgrundlag i forbindelse med den revisionskontrol, som Arbejdsmarkedets Feriefond foretager i medfør af ferieloven.

Du skal indberette det beløb, virksomheden skal indbetale til Arbejdsmarkedets Feriefond efter LBK nr 152 af 20/02/2024 § 34. Hvis virksomheden har gjort op, at der ikke er noget at indbetale, oplyses 0 kr. i indberetningen.

Du skal indberette ikke-udbetalte feriepenge, uanset om du har noget at indbetale: Når en eller flere medarbejdere ikke har afholdt, overført eller fået udbetalt al ferie indberettes feriedage og beløb Har din virksomhed medarbejdere, der ikke har afholdt al deres ferie, retmæssigt fået udbetalt ferie ud over 4 uger eller indgået dateret skriftlig aftale om overførsel eller udbetaling af ikke-afholdt ferie i overensstemmelse med ferieloven, skal feriedagene indberettes til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Når alle medarbejdere har afholdt, overført eller fået udbetalt al ferie indberettes 0 kr. Har alle medarbejdere afholdt al deres ferie, retmæssigt fået udbetalt ferie ud over 4 uger eller indgået skriftlig aftale om overførsel eller udbetaling af ikke-afholdt ferie i overensstemmelse med ferieloven, skal der blot indberettes 0 kr. for det pågældende SE-nummer.

Er virksomheden omfattet af en privat feriefond, skal du endvidere indberette dertil for de grupper af ansatte, der er omfattet af aftalen.

Arbejdsmarkedets Feriefond pålægger årligt op til 150 tilfældigt udvalgte virksomheder at indsende revisorerklæring eller dokumentation for korrekt afregning af feriepenge til fonden.