Vejledning
Når du vil anmelde en arbejdsskade i EASY, skal du bruge din MitID til at logge ind. Din MitID skal have tilknyttet de korrekte rettigheder. Ellers kan du ikke anmelde. Der findes seks forskellige rettigheder til EASY. Hvilke rettigheder du skal have afhænger af, hvem du er.
Rettigheder til EASY (PDF)Du kan få og tildele rettigheder til EASY gennem Nem-Login. Læs mere om at få og tildele rettigheder
Det er vigtigt, at anmeldelser fra den åbne løsning færdiggøres og afsluttes, da de alene ikke regnes for værende anmeldt rettidig jf. arbejdsskadesikringsloven.
Alle medarbejdere kan starte anmeldelser i den åbne løsning, hvis din virksomhed har besluttet at bruge den åbne løsning.
Når du har anmelderettighed i EASY, vil du blive præsenteret for disse som anmeldelser ”Til godkendelse” på dit overbliksbillede, og du kan også søge dem frem.
Du kan slette en anmeldelse der ligger ”Til godkendelse”, hvis den allerede er anmeldt eller der ikke er tale om en arbejdsulykke.
Der skal ikke laves databehandleraftale mellem arbejdsgiveren og AES, selvom arbejdsgiveren sender personoplysninger om ansatte til AES. Årsagen er, at arbejdsgiveren og AES behandler personoplysningerne til hver deres formål. Arbejdsgiveren er dataansvarlig for de persondata om ansatte, som de ligger inde med og videregiver til AES. AES er imidlertid også dataansvarlig for de data, som de modtager fra arbejdsgiveren. Det skyldes, at AES er forpligtet til at modtage oplysningerne som led i behandlingen af arbejdsskadesager. Der skal ikke laves en databehandleraftale mellem to dataansvarlige. Det er kun, hvis den ene part optræder som databehandler for den anden, at der skal være en databehandleraftale. Der skal heller ikke laves en databehandleraftale mellem arbejdsgiveren og Arbejdstilsynet. Her gælder de samme regler som for AES.
Adgang til anmeldelser i EASY
Efter reglerne i Persondataforordningen opbevares data i EASY kun så længe, der er et forretningsmæssigt behov for det.
Som arbejdsgiver betyder det, at du kan se dine anmeldelser for det seneste år fra dato.
Begrænsningen på et år gælder alle typer anmeldelser/registreringer. Det vil sige både anmeldelser, hvor tilskadekomne er uarbejdsdygtig en dag udover tilskadekomst dagen, eller du som arbejdsgiver har sagt ”ja” til at skaden skal anmeldes efter arbejdsskadesikringsloven og registreringer, hvor du som arbejdsgiver har valgt 'nej' til behandling efter arbejdsskadesikringsloven.
Hvis du har brug for at kunne se anmeldelser du har foretaget mere end et år tilbage, skal du gemme dem i dit eget system. I så fald er du ansvarlig for, at du overholder reglerne i Persondataforordningen.
Hvis din virksomhed har over 400 skader indenfor et år, skal du lave flere søgninger i EASY, hvor du afgrænser tidsperioden, da du ellers kun vil få et udtræk for den seneste 400 skader. Anonymiseret udtræk af data
Som arbejdsgiver har du også mulighed for at trække anonymiseret data fra EASY for anmeldelser for de seneste fem år. Data vil være tilgængelig i et regneark som kan printes ud eller gemmes på computeren.
Brug knappen ”Hent anonymiseret data”, som du finder på "Overblik” under fanen "Anmeldt", når du er logget på EASY.
Du kan fx bruge de anonymiserede data til forebyggelse, eller til at dokumentere dit firmas skadeprofil, hvis du skal tegne en ny forsikring.
Hvis en af dine ansatte dør på arbejdspladsen eller på grund af en arbejdsulykke, skal du underrette AES om dødsfaldet inden for 48 timer på telefonnummer 20 42 63 97. Du har også pligt til at underrette det forsikringsselskab, du har tegnet arbejdsskadeforsikring hos. Selv om du har underrettet AES og dit forsikringsselskab, skal dødsfaldet også anmeldes som en arbejdsulykke i EASY.
